Последние несколько лет в Казахстане ознаменованы бурным ростом числа пользователей сети интернет. Этот рост наблюдался и наблюдается как среди физических лиц, так и среди коммерческих компаний. Сейчас достаточно сложно представить предприятие, офис которого не имеет подключения к интернету.
Сотрудники любого офиса активно используют интернет в производственных процессах для сопровождения своего корпоративного сайта, для поиска необходимой информации и, конечно же, для переписки посредством электронной почты.
Электронная почта используется повсеместно: многие люди имеют электронные почтовые ящики на бесплатных почтовых серверах таких как mail.ru, mail.yandex.ru, mail.rambler.ru, gmail.com и др.
Но то, что удобно и просто использовать в персональных и личных целях, часто неприемлемо в корпоративных вопросах.
Вот и электронная почта для компаний должна быть особенной и организована на собственном корпоративном почтовом сервере. А выглядеть электронная почта тогда будет примерно так: info@firma.kz, director@firma.kz, buhgalter@firma.kz и т. д.
Прежде чем приступить к поискам поставщиков корпоративной почты необходимо определиться, какое доменное имя зарегистрировать для этого. Для облегчения этой задачи, вы можете ознакомиться с нашими рекомендациями — «Как выбрать доменное имя».
После этого нужно решить, сколько ящиков будет создано. Их количество может быть неограниченно, но это количество может повлиять на ежегодную стоимость услуги. Почтовые ящики можно создать для каждого сотрудника офиса, но и стоит рассмотреть необходимость создания ящиков общего (служебного) пользования (например, info@firma.kz — для секретаря, такой ящик можно указывать на всей рекламной продукции и использовать в общих целях).
Основные преимущества электронной почты для компаний
- Оперативный и универсальный метод передачи информации (сообщения, служебные записки, документы) как внутри коллектива, так и со сторонними контрагентами;
- Удобное решение для аутсорсинга и находящихся в дальних командировках сотрудников;
- Привлечение в общее обсуждение вопросов ответственного круга сотрудников в офисе.
Организация корпоративной почты — есть универсальное решение, которое позволит получить очевидные преимущества:
- Доступ к электронной почте через web-интерфейс — доступ к электронному ящику с любого компьютера (смартфона) и из любой точки мира;
- Поддержка протоколов POP3 и SMTP, IMAP — возможность использования в электронной переписке почтовых программ-менеджеров;
- Маршрутизация и организация входящей корреспонденции в пределах одного ящика;
- Антивирусная проверка всех входящих электронных писем;
- Фильтрация от спаммерских сообщений;
- Доступ к электронной почте по защищенным каналам связи, что сводит к минимуму возможность несанкционированного доступа к ящикам и взлома паролей;
- Неограниченный объем хранения корреспонденции в почтовом ящике.
А еще, сотрудник, уволившийся или с треском уволенный, не сможет в дальнейшем использовать свой корпоративный почтовый ящик в своих корыстных целях — вы легко сможете восстановить контроль над таким ящиком путем изменения пароля доступа или и вовсе его удалить. Таким образом, использование корпоративной почты обезопасит вас от нежелаемой утечки конфиденциальной коммерческой информации.
Применение корпоративной почты в бизнес-процессах позволит компании оптимизировать и ускорить обмен корреспонденцией, а удобная почтовая структура облегчит запоминание адресов сотрудников и будет положительно сказываться на имидже предприятия.
Решение покупать или не покупать — за вами. Только вот стоит ли отказываться от современного средства коммуникации, которое стоит всего 10 000 тенге?